Waarom geen “boekhoudpakket” voor de controlafdeling?

Herkenbare uitdaging in finance

U kent het vast: uw administratie draait keurig in Exact Online of een ander boekhoudpakket, maar zodra het tijd is voor de maandafsluiting of een rapportage, begint het grote ‘knutselen’ in Excel. Iedere controller en analist is frequent in de weer om zijn of haar eigen rapportagemodel in Excel in te bouwen. Dat vind hij of zij meestal erg leuk, maar andere in de organisatie denken daar soms anders over… Precies daar schuilt het gevaar: iedereen doet het op zijn eigen houtje. De één bouwt een robuust model, de ander een complex web van formules dat alleen hij- of zijzelf begrijpt.

Deze verzameling van individuele Excel-sheets mist een centrale ‘pakketgedachte’. Het gevolg is een proces vol risico’s en vaak frustratie:

• Wildgroei aan versies: Er circuleren verschillende waarheden van hetzelfde rapport, wat leidt tot verwarring en foutieve beslissingen.
• Persoonsafhankelijke logica: Controles en methodieken zijn niet gestandaardiseerd, waardoor afwijkingen onopgemerkt blijven en de overdracht naar een collega een hoofdpijndossier wordt.
• Kwetsbaarheid: Eén foute formule of een verkeerd gekopieerd tabblad kan de hele rapportage onbetrouwbaar maken, zonder dat iemand het direct doorheeft.

Juist hier ligt dé grote kans om de finance-activiteiten in een nieuw daglicht te bekijken. Het kan namelijk makkelijker en daarmee nog leuker!

Dan maar kiezen voor BI?

Veel organisaties zien BI-pakketten als alternatief voor Excel, maar lopen aan tegen:

• Een lange implementatietijd met IT-afhankelijkheid.
• Complexe ETL-processen die finance-teams buiten spel zetten.
• Standaarddashboards die niet altijd aansluiten bij uw unieke processen en informatiebehoefte.

Terwijl u eigenlijk behoefte heeft aan een flexibele oplossing die wél finance-vriendelijk is, die u zelf makkelijk kunt bedienen en u de gelegenheid geeft om financiële gegevens te vertalen naar strategische inzichten.

Wat dan wel?

Onze oplossing, Factview, fungeert als “boekhoudpakket voor de controlafdeling”: een laag naast Excel die u structuur, methode en controles biedt. Hier mee kunnen controllers gemakkelijk alle benodigde financiële inzichten op doen, zelfstanding analyses maken en rapportages distribueren om eindgebruikers (belanghebbenden) te informeren. Plus… met Factview legt u de verbinding tussen finance en strategie door ingebakken functionaliteit. Met gestructureerde data en heldere workflows vertaalt u cijfers naar strategische inzichten.

Factview, een ideale aanvulling op Excel

We willen allemaal graag Excel blijven gebruiken, maar voor dit onderdeel is het nu juist super handig om een toegespitste oplossing uit de praktijk te gebruiken. Factview is een flexibel instrument voor terugkerende rapportages en biedt vele handvatten voor ad-hoc rapportages en nadere analyse van cijfers voor het adviseren van directie en management van de organisatie.

Voordelen voor controllers en financial professionals

Met deze aanpak bespaart u tijd, verhoogt u de data-integriteit en versterkt u de samenwerking:

• Consistente rapportageproces met ingebouwde controles.
• Snel inzicht dankzij interactieve dashboards en drill-down tot transactieniveau.
• Makkelijk delen van cijfers en analyses met collega’s en stakeholders via beveiligde toegang.
• Ondersteuning van de budget- en forecastcyclus, inclusief prognoses en scenariovergelijkingen.

Door Factview in te zetten, worden uw maandafsluitingen en rapportages voorspelbaar en beheersbaar én kan dit in kortere tijd sneller opgeleverd worden. U richt u op wat écht telt: het interpreteren van cijfers en het adviseren van de directie.

Conclusie

Het is gek dat we wel een boekhoudpakket gebruiken voor onze administratie, maar onze financiële rapportages elke keer weer in Excel opnieuw moeten opbouwen. Met Factview voegt u een laag van structuur, methode en controles toe, zonder afscheid te nemen van Excel voor het reguliere en ad-hocwerk. Zo versterkt u de link tussen finance en strategie en geeft u uw controlafdeling het pakket dat het verdient.

Benieuwd hoe Factview uw rapportageproces kan optimaliseren? Plan een vrijblijvend sparringsgesprek in met Dagmar van Eijs – ik denk graag met u mee over uw situatie om tot meer effectiviteit van uw controlafdeling te komen.