“Dat doen we wel even in Excel. Dat kost niets en we weten hoe het moet.”
In de praktijk is dit zo’n beetje de standaardreactie. Maar Excel kent de nodige valkuilen, die toenemen naarmate de bedrijfssituatie dynamischer wordt. En dat kan een dure grap worden.
Voor het consolideren voor de maandrapportage van bedrijven ben ik in de praktijk veel monsterbestanden in Excel tegengekomen, waarin de controller probeerde om een duidelijke structuur te krijgen. Tabellen, kleuren, lijnen met veel omschrijvingen. Vaak bleef het niet bij één model, maar werd een heel scala aan Excel-sheets aan elkaar geknoopt.
Zag het model er in het begin nog best strak uit, allengs werd het minder zuiver en steeds omvangrijker en omvattender.Als je Excel beheerst, er geen veranderingen optreden in het rapportageformat ― ook niet in de business zelf ― en je controller voorlopig niet van baan dreigt te wisselen, dan is deze werkmethode op zich nog te verdedigen. Maar een echt fijn gevoel krijg je er als leidinggevende niet van.
Al helemaal niet als dit telkens toch meer tijd kost dan verwacht, door het controleren van rondrekeningen, dubbelchecken of alle modellen wel de juiste data bevatten, nieuwe grootboekrekeningen op de juiste manier zijn verwerkt enzovoorts, enzovoorts.
Sturen op de blauwe ogen van je controller
Spreek je dan bij nader inzien je controller voor uitleg van de cijfers, dan blijken tijdens de uitleg in Excel vaak ‘nog even hier en daar’ wat getallen gecorrigeerd te moeten worden. (Dat gaat vaak bliksemsnel. Als toeschouwer is het volkomen onnavolgbaar wat er nu precies gebeurt. Gelukkig snapt de controller het zelf wel).
Of toch nog ergens een getal invoegen, omdat dit nog met een vorige periode te maken heeft. Enfin, al snel kijk je niet meer naar Excel, maar naar de opsteller van het geheel, om diens gezicht ‘te lezen’, om zo een oordeel te vormen hoe betrouwbaar deze overkomt, of je daaraan kunt zien in hoeverre je zijn of haar Excel-werk kunt vertrouwen.
Dat heet ‘sturen op de blauwe ogen van je controller’. Met dat oordeel probeerde je te voorkomen dat je zelf in Excel moet duiken. Dat wil je natuurlijk zo veel mogelijk voorkomen of zo lang mogelijk uitstellen. Wetende dat een Excel-model slecht overdraagbaar is en het echt heel veel tijd kost om te doorgronden en te achterhalen waar de bleeders zitten.
Voors… en tegens
Waarom blijven we vasthouden aan Excel als de superrekenmachine voor de financiële– en met name de afdeling control?
JA, omdat Excel flexibel is, gratis in gebruik en ‘zo werken we nu eenmaal’.
NEE, omdat het vaak statische overzichten en lijstjes zijn die steeds opnieuw moeten worden aangepast.
NEE, omdat het altijd meer tijd kost dan verwacht.
NEE, omdat er kennis voor nodig is om dynamische modellen te maken die langer meegaan.
En vooral NEE, omdat er heel gemakkelijk fouten in Excel sluipen die je niet in de gaten hebt, die doorwerken op alle uitkomsten. Zodat Excel uiteindelijk veel meer kost dan gedacht. Zeg maar gerust 2/3 van de loonkosten van de controller. Dat maakt de kostprijs van ‘gratis Excel ’al gauw pakweg ruim 3K per maand.
[wordt zeer binnenkort vervolgd]
Verder praten?
Benieuwd hoe je Excel wél veilig kunt inzetten of het gebruik ervan zelfs kunt terugdringen? Neem gerust contact op voor een kennismaking of demo: 085 – 0479 505 of info@factview.nl. We leren je graag kennen.
Dagmar van Eijs, oprichter Factview