“Dat doen we wel even in Excel. Dat kost niets en we weten hoe het moet.”
In de praktijk is dit zo’n beetje de standaardreactie. Maar Excel kent de nodige valkuilen, die toenemen naarmate de bedrijfssituatie dynamischer wordt. En dat kan een dure grap worden.
Waarom vergt het in de praktijk zo veel tijd om met Excel te werken? Nou, in Excel heb je geen totaaloverzicht.
Aan de voorkant worden veel verschillende gegevens aan elkaar geknoopt, die meestal een verschillend format hebben of elke maand met extra afwijkingen en verschillend worden aangeleverd. Aan de achterkant moet je in het Excel-model allerlei controles inbouwen om de input te controleren. Dat kost nog wel de meeste extra tijd. Al deze Excel-bewerkingstijd kan niet worden besteed aan het controleren en analyseren van invoergegevens en duiden van resultaten (uitkomsten). Daarmee kunnen we constateren dat de controller dus vooral bezig is met input voor een rapport en niet met de output, waar het juist om zou moeten gaan. En dat elke maand opnieuw. Dat is echt zonde van de tijd en de energie.
Als CFO wil je snel inzicht hebben in de cijfers en van je controller weten wat diens bevindingen zijn op basis van een analyse, en welke aanbevelingen hij/zij kan doen, als input voor de bestuurskamer en het beleid. Die taak rust in de praktijk nu vaak volledig bij de CFO. En dan maar hopen dat de aangeleverde data daarvoor voldoende geschikt zijn, en dat hij/zij geen dwarsverbanden nodig heeft voor een analyse, want dan start het hele proces weer opnieuw in een nieuw Excel-model.
Act van het Staatscircus
Daarom is het analyseren van gegevens vaak zo’n moeizaam en ingewikkeld proces. De ervaring leert namelijk het volgende: geef een manager een vinger en hij/zij vraagt altijd om de hele hand. Steeds opnieuw. Dat zijn dus al gauw 5 Excel-sheets per rapportage die moeten worden bedacht en opgesteld. Bijna altijd zijn dit eenmalige opstellingen die even snel en vlug opgeleverd moeten worden. Ook projecties voor de toekomst, waar vaak totaal geen solide opzet of structuur voor aanwezig is. De deadline dringt, want de rapportage moet op vaste tijdstippen bij de directie en RvC of RvT zijn aangeleverd.
Daar ben jij als CFO verantwoordelijk voor. Elke maand lijkt dit weer een beetje op een act van het Staatscircus, waarbij alle bordjes tegelijk in de lucht moeten worden gehouden. Compleet met een ongeduldig publiek dat niet kan wachten tot de show afgelopen is.
Geloof me: dat wil je niet meer. En dat hóeft dus ook niet meer.
Verder praten?
Benieuwd hoe je Excel wél veilig kunt inzetten of het gebruik ervan zelfs kunt terugdringen? Neem gerust contact op voor een demo: 085 – 0479 505 of info@factview.nl. We leren je graag kennen.
Dagmar van Eijs, oprichter Factview
