Waarom een liquiditeitsbegroting?
Een liquiditeitsbegroting of liquiditeitsprognose, is een noodzakelijk instrument voor alle directies, bestuurders en CFO's om beleid te bepalen. Je ziet aan de hand van een liquiditeitsbegroting of de beoogde doelstellingen haalbaar zijn met betrekking tot de benodigde liquiditeit. Deze informatie stelt bestuurders in staat om zowel het beleid op te stellen als tijdig bij te sturen om zodoende een financieel haalbaar en verantwoord resultaat te bereiken.
Als een liquiditeitsbegroting een negatieve liquiditeit laat zien, dan is er sprake van een financieringsbehoefte. Er zijn dan 2 opties: de uitgaven beperken en de ontvangsten vergroten, of financiering aantrekken. Bijvoorbeeld, via leningen of eigen vermogen voor het financieren van investeringen en extra werkkapitaal.
Wat kun je met een liquiditeitsbegroting?
Met een liquiditeitsbegroting maak je een inschatting van de verwachte inkomsten en uitgaven in de toekomst voor één of meerdere jaren. Hiermee controleer je of je aan toekomstige betalingsverplichtingen kan voldoen en of er voldoende financiële middelen zijn om te investeren. Een liquiditeitsbegroting wordt vaak op jaarbasis opgesteld, maar het is aan te bevelen om een liquiditeitsbegroting op maandbasis te maken. Dan maak je een preciezere inschatting van je activiteiten en kan je sneller bijsturen. Je kan uiteraard ook een liquiditeitsbegroting opstellen voor een kortere of langere periode dan een jaar.
Welke problemen doen zich voor bij het opstellen van liquiditeitsbegrotingen?
Een liquiditeitsbegroting is slechts een onderdeel van het proces om vooruit te kijken in een organisatie. Je mist de resultaatprognose én de balansprognose. Beide zijn zeer belangrijk voor financiers. Door al deze documenten gelijktijdig te ‘mee te nemen’, krijg je geïntegreerd en betrouwbaar inzicht in de financiële situatie van de organisatie. Bovendien reduceer je hiermee de kans op fouten bij het opstellen van een losse begroting of prognose. Zodra er sprake is van een geïntegreerd totaal van alle betrokken financiële overzichten is er pas sprake van een solide begroting c.q. prognose.
Een liquiditeitsbegroting wordt bijna altijd gemaakt in Excel. Daarvoor is kennis en ervaring met Excel een vereiste. Het belangrijkste bij het opstellen van een liquiditeitsbegroting is:
1) De vertaling van het business- en verdienmodel in Excel.
2) Vertalen van de uitkomsten naar een cashflow overzicht.
3) Het cashflowoverzicht koppelen aan de actuele cijfers van de organisatie.
Valkuilen van Excel
Het is een kunst om een goede opzet te maken voor de formules van de parameters van het business- en verdienmodel in Excel. Als deze opzet gereed is, moeten de parameters vervolgens voor de toekomst ingevuld worden op basis van een zo reëel mogelijke inschatting. De uitkomsten van de formules moeten daarna vertaald worden naar kasstromen. Om ook de resultatenrekeningen en balansen toe te voegen , wordt een nog groter beroep gedaan op de kennis en ervaring van de bouwer van het Excelmodel. Dat maakt de afhankelijkheid van de organisatie van de betreffende persoon immens groot. De praktijk leert dat Excelmodellen door niemand in de organisatie, en zeker niet door de directie, worden gecontroleerd. Niemand kan zo beoordelen of en welke fouten in het model ingeslopen zijn. En of alle parameters wel de juiste waarde hebben.
De opzet waarmee het business- en verdienmodel in het Excel model is weergegeven moet altijd zodanig flexibel zijn, dat je met getallen kan variëren om daarmee scenario's te maken om je plannen te toetsen op verschillende uitkomsten. Dat kan alleen als de directie wordt betrokken bij het uitwerken van de variabelen van het model.
Als het model klaar is moet de liquiditeitsbegroting worden gekoppeld aan de actuele cijfers van de organisatie. Dit is een essentieel onderdeel van een sterke begroting. Hiermee leg je het verband tussen historische en toekomstige liquiditeit. Door de actuele data te vergelijken met de begroting over een periode van een of meer jaren, geef je aan of er een realistische begroting is gemaakt en of er geen posten zijn vergeten of verkeerd zijn ingeschat.
Hoe start ik een prognose in Factview?
1) Als je organisatie gebruik maakt van een Excel model met variabelen van het business- en verdienmodel, kun je dit Excel model koppelen aan het speciale Exceltemplate van Factview. Factview zorgt dat alles op de juiste plaats terecht komt en combineert de gegevens met de actuele administratiegegevens.
2) Als er (nog) geen begroting is koppel je Factview eerst aan de financiële administratie en kun je deze cijfers gebruiken als basis voor de begroting. Je kiest daarbij zelf het uitgangspunt voor de begroting. Deze stel je vervolgens helemaal in op de gewenste situatie.
De software ondersteunt je met alle berekenen en levert overzichtelijke uitkomsten en rapportages op. Zo zorgt de kracht van Factview voor jouw gemak.
