Als docent aan de Vrije Universiteit van Amsterdam gaf ik jarenlang les op het gebied van financiële modelbouw met Excel. Ideaal om strategische en tactische beleidskeuzes voor bedrijven en organisaties te ondersteunen. Maar als geen ander weet ik inmiddels ook dat Excel de nodige valkuilen kent die groter worden naarmate de bedrijfssituatie dynamischer wordt.
Honderd miljoen aftikken door Excel-fouten
Hoe dynamischer de bedrijfssituatie wordt, hoe vaker financiële afdelingen gebruikmaken van Excel. De overzichtelijke opzet van Excel – een matrix van rijen en kolommen in combinatie met meerdere tabbladen – geeft de gebruiker structuur én flexibiliteit. Maar de vraag is: hoe ga je die structuur en flexibiliteit gebruiken? Want om een goed financieel model te bouwen moet je ook persoonlijk aan een aantal eisen voldoen. Je moet:
- heel gestructureerd kunnen werken
- zowel op detailniveau als op totaalniveau kunnen denken
- en daartussen kunnen schakelen om het overzicht te houden
- steengoede kennis van formules hebben.
Verder mag de op te leveren bedrijfsinformatie niet te veranderlijk zijn. En daar gaat het vaak mis. Want hoe flexibel en gestructureerd Excel ook is: één foutje in een formule en je brengt een hele organisatie in gevaar. Onlangs publiceerde het NRC nog een artikel over een verzekeraar die honderd miljoen mocht aftikken door Excel-fouten. Honderd miljoen, dat verdien je niet 1-2-3 terug.
Risico’s van Excel
Wat maakt die risico’s van Excel dan zo groot?
- Mensen.
Niet veel mensen voldoen aan alle bovengenoemde eisen. Je moet nu eenmaal voldoende ‘vlieguren’ maken voordat je echt goed bent in het bouwen van grotere modellen. - Structuur van Excel-model
In veel organisaties is de administratieve inrichting verouderd, zijn niet alle bedragen (correct) in de boekhouding opgenomen en is sprake van grote druk op het rapportageproces. Door de vele uitzonderingen, aanpassingen en uitbreidingen van informatiebehoefte wordt de structuur van een Excel-model al vrij snel om zeep geholpen. Een Excel-model is doorlopend in ontwikkeling. Eigenlijk is slechts sprake van een prototype. Terwijl de meeste softwaresystemen zwaar getest worden op output en verificatie van data, is dat bij een Excel-model totaal niet aan de orde. Zeker niet door een onafhankelijke derde. - Behoefte aan verdieping
Niets zo onvoorspelbaar als een manager die een rapport onder ogen krijgt. Bijna allemaal willen ze direct een verdieping of een nadere analyse ontvangen met andere input of opzet van cijfers. Getallen worden – vanwege het tempo waarin gerapporteerd moet worden – met kopiëren en plakken ergens anders vandaan gehaald en gebruikt voor een specifieke berekening. In de praktijk worden dan – vaak voor éénmalig gebruik – allerlei ‘platte’ overzichtjes en tabellen lukraak in het model ingebouwd of geplaatst. Geen mens die later nog snapt wat daarvan precies de bedoeling was. Het updaten van deze cijfers is daardoor ook vaak onmogelijk. - Veranderlijkheid
Er bestaat geen enkele organisatie die niet veranderlijk is of in een veranderlijke omgeving opereert.
In veel organisaties is de administratieve inrichting verouderd, zijn niet alle bedragen – juist – in de boekhouding opgenomen en is er sprake van grote druk op het rapportageproces. Door de vele uitzonderingen, aanpassingen en uitbreidingen van informatiebehoefte wordt de structuur van een Excelmodel al vrij snel om zeep geholpen. Een Excelmodel is doorlopend in ontwikkeling. Eigenlijk is er gewoon sprake van een prototype. Terwijl de meeste softwaresystemen zwaar getest worden op output en verificatie van data, is dat bij een Excelmodel totaal niet aan de orde. Zeker niet door een onafhankelijke derde.
3 Verdieping
Niets is zo onvoorspelbaar als een manager die een rapport onder ogen krijgt. Bijna allemaal willen ze direct een verdieping of een nadere analyse ontvangen met andere input of opzet van cijfers. Getallen worden – vanwege de snelheid waarmee gerapporteerd moet worden – via kopiëren en plakken ergens anders vandaan gehaald en gebruikt voor een specifieke berekening. In de praktijk zie je dan dat er allerlei ‘platte’ overzichtjes en tabellen – vaak voor éénmalig gebruik – lukraak in het model ingebouwd c.q. geplaatst worden. Geen mens die later meer snapt wat daarvan precies de bedoeling was. Het updaten van deze cijfers is daardoor ook vaak onmogelijk.
4 Veranderlijkheid
Een organisatie die niet veranderlijk is of in een veranderlijke omgeving opereert, bestaat vandaag de dag niet meer.
Wees alert op de risico’s van een Excel-model
Gebruik je Excel op de financiële afdelingen van je organisatie? Dan is het van groot belang dat het management alle aandacht heeft voor risicobeheersing. Bij kleinere modellen lukt het nog wel om overzicht en structuur te behouden, maar voor je het weet is je rapportagemodel een brij van data met allerlei losse berekeningen en overzichten waar niemand raad mee weet. Het kost in ieder geval elke maand meer tijd om de maandrapportages op te stellen, met een steeds groter risico op foutieve uitkomsten. En dan maar hopen dat de maker van het model niet tussendoor van baan verandert of de organisatie verlaat.
Verder praten?
Benieuwd hoe je Excel wél veilig kunt inzetten of het gebruik ervan zelfs kunt terugdringen? Neem gerust contact met me op, ik help jou en je organisatie graag verder.
